1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie wyjazdu integracyjnego dla uczestników projektu.

Zakres zamówienia obejmuje w szczególności :

- zapewnienie zakwaterowania dla wszystkich uczestników;

- zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników;

- transport z miejsca siedziby Zamawiającego do miejsca docelowego i z powrotem;

- transport uczestników w ramach wycieczek lokalnych;

- zorganizowanie w dniu przyjazdu, po kolacji kuligu dla całej grupy z ogniskiem i pieczeniem kiełbasek, przejazd saniami/wozem ok. 30 min w obie strony;

- ubezpieczenie NNW dla każdego uczestnika; kwota minimum 20 000 zł na jednego uczestnika;

- organizacja zwiedzania jednego z muzeów propagującego kulturę i sztukę regionu (bilety wstępu opłacone przez Wykonawcę)

- zapewnienie 1 osoby, która będzie zobowiązana do opieki nad uczestnikami podczas wszystkich przewozów w trakcie wyjazdu, realizacji programu zgodnego z harmonogramem wycieczki, kontaktu
z Zamawiającym. Miejsce realizacji: w miejscowości atrakcyjnej turystycznie Beskidu Śląskiego. Usytuowanie ośrodka pobytowego (miejsca zakwaterowania uczestników) nie dalej niż 10 km w promieniu od centrum miejscowości turystycznej wskazanej w formularzu ofertowym. Liczba uczestników: 30 osób (8 rodzin, dorośli i dzieci, dzieci w wieku od 4 do 17 lat).

Zamawiający przewiduje zwiększenie zamówienia (ilości osób uczestniczących w wyjeździe) do wysokości nie przekraczającej 30% wynagrodzenia Wykonawcy. Zwiększenie uzależnione jest od indywidualnych potrzeb uczestników projektu lub Zamawiającego.
Uszczegółowienie przedmiotu zamówienia:
2. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do zapewnienia:
2.1. Wyżywienie:
Uczestnicy winni otrzymać wyżywienie tj.:
w dniu przyjazdu:
- późne śniadanie w formie szwedzkiego stołu (z obsługą) plus napoje ciepłe (kawa, herbata) i napoje zimne, soki, woda mineralna (gazowana, niegazowana), cukier, cytryna w plasterkach, mleko.
- obiad: zupa, drugie danie, deser, napoje zimne, (z obsługą)
- kolacja w formie szwedzkiego stołu (z obsługą) + napoje ciepłe (kawa, herbata) i napoje zimne, soki, woda mineralna (gazowana, niegazowana), cukier, cytryna w plasterkach, mleko,
- po kolacji, w ramach organizacji kuligu suchy prowiant przeznaczony na ognisko
powinien zawierać na 1 osobę :
• kiełbasa – min. 200 g,
• pieczywo – min. 3 kromki chleba,
• talerzyki papierowe – min. 1 szt,
• serwetka jednorazowa – min.1 szt.
• musztarda, ketchup
• sztućce plastikowe (nóż i widelec).
w dniu wyjazdu:
- śniadanie w formie szwedzkiego stołu (z obsługą) plus napoje ciepłe (kawa, herbata) i napoje zimne, soki, woda mineralna (gazowana, niegazowana), cukier, cytryna w plasterkach, mleko.
- obiad: zupa, drugie danie, deser, napoje zimne, (z obsługą)
Posiłki dla uczestników powinny być zróżnicowane i uwzględniać sezonowość występowania produktów oraz zapewnić pokrycie na niezbędne składniki odżywcze. Powinny być urozmaicone i odpowiadać normom żywienia opracowanym przez Instytut Żywności i Żywienia zarówno pod względem ilości, jak i jakości oraz wartości odżywczych, a także bogate w witaminy, owoce i warzywa.
Ponadto wykonawca zapewnia stały dostęp do wody pitnej na terenie ośrodka.
2.2. Zakwaterowanie:
Uczestnicy wyjazdu integracyjnego winni być zakwaterowani w ośrodku posiadającym bezpłatny dostęp do sieci WI-FI, zaplecze socjalne i sanitarne.
Pokoje mieszkalne winny być od 2 do 4 osobowe z pełnym węzłem sanitarnym (każdy pokój musi posiadać łazienkę z WC z nieograniczonym dostępem do ciepłej i zimnej wody), o standardzie nie mniejszym niż *** (3 gwiazdki) oraz dostępem do czajnika. W jednym pokoju może zostać zakwaterowana tylko 1 rodzina. Wyjątek stanowi rodzina 6-cio osobowa - może być zakwaterowana w dwóch pokojach.
2.3. Przewózu uczestników projektu z Czeladzi przy ul. Rynek 22 do miejsca zakwaterowania i z powrotem oraz obsługę środka transportu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przewóz powinien się odbywać czystym, sprawnym technicznie środkiem transportu spełniającym wszelkie wymogi zezwalające na przewóz osób. Środek transportu powinien być sprawny technicznie w dniu wyjazdu, powinien posiadać wszystkie aktualne przeglądy i dokumenty wymagane do przewozu pasażerów. Środek transportu musi spełniać wymagania określone w przepisach prawa zawartych w ustawie z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity Dz. U. z 2022r. Poz. 988 z późn. zm.) oraz odpowiadać warunkom technicznym określonym w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2022 z późn. zm.). Środek transportu winien zapewniać swobodne, bezpieczne i szybkie zajęcie miejsca, być dostosowany do ilości uczestników wycieczek oraz przewozu bagażu. W przypadku wystąpienia awarii środka transportu uniemożliwiającą jego dalszą jazdę oraz szybką i niezwłoczną naprawę Wykonawca zobowiązuje się do podstawienia na koszt własny zastępczy środek transportu w czasie nieprzekraczającym 2 godzin od wystąpienia awarii, który gwarantuje dojazd do miejsca docelowego. Obsługa środka transportu jest zobowiązana do natychmiastowego powiadomienia o awarii przedstawiciela Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wynikających z awarii środka transportu. Zamawiający zastrzega sobie prawo poddania podstawionego na miejsce zbiórki autokaru oraz kierowców kontroli przez policję.
Środek transportu przed każdą podróżą powinien być zdezynfekowany oraz w każdym z nich powinien być dostępny płyn do dezynfekcji rąk. Przy każdorazowym wejściu do autokaru, każda osoba ma obowiązek dezynfekowania rąk.
2.3.1.Przewozu uczestników na miejscu pobytu w ramach wycieczek lokalnych, zgodnie z wymaganiami opisanymi powyżej.
2.3.2.Pokrycia wszystkich wymaganych opłat parkingowych, drogowych, opłat klimatycznych i innych związanych z organizacją usługi.
2.4.Zorganizowanie atrakcji dla wszystkich uczestników tj.:
a) kulig (w dniu przyjazdu po kolacji) dla całej grupy z ogniskiem i pieczeniem kiełbasek, przejazd saniami/wozem ok. 30 min w obie strony. Czas trwania atrakcji około 2 godziny, w tym przejazd wozem/saniami ok. 30 minut w obie strony,
b) wyjazd dla całej grupy koleją linową na Pętlę Cieńkowską połączoną ze zwiedzaniem skoczni im. Adama Małysza,
c) zorganizowanie zwiedzania jednego z muzeów propagującego kulturę i sztukę regionu – oferent na etapie złożenia oferty przedstawi propozycję (wykonawca zapewnia bilet wstępu dla każdego uczestnika).
2.5.ubezpieczenia grupy w pełnym zakresie - dla 30 osób wskazanych przez Zamawiającego, od następstw nieszczęśliwych wypadków powstałych w trakcie wyjazdu integracyjnego oraz w trakcie podróży w obie strony tj. w szczególności kosztów leczenia, NNW, bagażu podróżnego. Minimalna suma ubezpieczenia (na jednego uczestnika) wynosi 20 000 zł. Kopia polisy potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną winna być dostarczona Zamawiającemu najpóźniej na 1 dzień przed wyjazdem. Koszt ubezpieczenia ma być wkalkulowany w koszt usługi.
2.6.Przedstawienia Zamawiającemu najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem realizacji usługi szczegółowego programu/planu wyjazdu uwzględniającego wszystkie założenia dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia tj.: wyjazdu integracyjnego uwzględniającego wszystkie wymagania i założenia zamawiającego.
2.7.Udokumentowania fotograficznego (min. 20 zdjęć dobrej jakości) pobytu
oraz wszystkich atrakcji związanych z wyjazdem integracyjnym. Zdjęcia należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany przez Zamawiającego w terminie do 7 dni kalendarzowych od zakończenia wyjazdu.
2.8. Dysponowania odpowiednim potencjałem osobowym tj.: 1 osobą, która będzie zobowiązana do opieki nad uczestnikami podczas wszystkich przewozów w trakcie wyjazdu, realizacji programu zgodnego z harmonogramem wycieczki, kontaktu z Zamawiającym.
2.9. Archiwizacji dokumentacji związanej z przeprowadzonym wyjazdem integracyjnym do roku 2033 Wymóg ten jest związany z zapisami umowy ramowej dot. realizacji projektu w ramach RPOWSL. Wskazania Zamawiającemu miejsca przechowywania dokumentacji. Udostępnienia dokumentacji dot. realizacji zadania jednostkom kontrolnym w okresie do 2033 r.
2.10. Przestrzegania zasad równości szans kobiet i mężczyzn.
2.11. Przekazania całości wymaganej dokumentacji w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji wyjazdu integracyjnego zgodnie z warunkami określonymi w umowie.
Powyższe wymogi muszą być wkalkulowane w cenę 1 osoby.
Na każdym etapie realizacji zadania, Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli, w tym prawa wglądu do dokumentów finansowych Wykonawcy, związanych z realizowanym projektem.
UWAGA!!! Przed wyborem najkorzystniejszej oferty zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji zgodności oferowanego obiektu (miejsca wykonywania usługi) i porównania jego zgodności z opisem przedmiotu zamówienia i ze złożoną ofertą.